Adalah.Co.Id – Human Resources Information System (HRIS) atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah perangkat lunak atau solusi online untuk meng-entry dan melakukan pelacakan data.
Selain itu, di dalam HRIS biasanya berisi informasi-informasi mengenai kebutuhan SDM, sistem penggajian, manajemen di dalam perusahaan, dan fungsi akuntansi dalam bisnis.
Dengan HRIS, manajer pengembangan SDM dapat memberikan berbagai informasi tentang karyawan Misalnya, informasi pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran dan lain-lain.
Manajer HRD juga dapat membatasi siapa yang dapat mengakses sistem, informasi apa yang terlihat oleh karyawan, dan yang hanya dapat diakses oleh manajemen.
Info penting yang harus kamu ketahui tentang HRIS ini, ternyata tergabung dalam salah satu modul yang ada dalam sistem ERP (Enterprise Resources Planning). Di mana, dapat terintegrassi dengan beberapa modul lain yang dibutuhkan perusahaan.
Sama seperti sistem ERP, HRIS tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop atau mobile.
Fungsi HRIS
HRIS juga dapat disebut dengan Human Resource Management (HRM), berbentuk software yang telah menjadi salah satu perangkat lunak bersifat wajib dimiliki oleh perusahaan, apapun jenis dan ukurannya.
Ada banyak manfaat yang diberikan oleh perangkat lunak ini, di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan Keamanan Data Karyawan
Fungsi pertama dari penerapan HRIS ini adalah untuk meningkatkan keamanan data karyawan. Karena data karyawan bersifat pribadi dan hanya boleh dilihat oleh pihak yang berkepentingan.
Dengan sistem HRM, manajer HRD dapat mengontrol siapa yang memiliki akses ke informasi dalam sistem sehingga risiko pencurian data dapat diminimalkan.
Baca Juga : Networking Adalah
2. Memudahkan Pendistribusian Gaji
Proses pendistribusian gaji, juga merupakan salah satu tugas pokok seorang manajer HRD. Kehadiran perangkat lunak HRD memfasilitasi dan mempercepat proses penagihan.
Human error yang sering menjadi penyebab kesalahan dalam penghitungan gaji dapat diminimalkan. Sebab sistem menghitungnya sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.
Laporan gaji dapat dibuat dalam hitungan menit dan semuanya disimpan dalam sistem, sehingga manajemen dan staf dapat melacaknya dengan mudah.
Manajer juga dapat melihat laporan penggajian setiap bulannya dan melihat komponen-komponen gaji dari setiap karyawan (tunjangan, uang lembur, dan lain-lain).
3. Memonitor Kinerja Karyawan
Tahukah kamu, selain manfaat-manfaat di atas, ternyata sistem HRM memudahkan manajemen untuk mengidentifikasi karyawan yang berkembang dengan cepat dan mana yang lambat?
Dengan HRIS ini, manajer HRD dapat menugaskan KPI untuk setiap karyawan untuk mengukur kinerja mereka. Ini tentu saja memudahkan manajemen personalia di perusahaan Anda ketika mengevaluasi karyawan.
Baca Juga : RPL Adalah
4. Menghemat Biaya Operasional HRD
HRIS juga dapat membantu meringankan biaya operasional HRD dengan menghilangkan penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya yang tidak efisien.
Perangkat lunak ini juga mengurangi persyaratan kepegawaian karena seluruh proses dapat ditangani secara otomatis.
5. Menyederhanakan Proses Rekrutmen
Proses rekrutmen, mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat ditangani dengan mudah menggunakan HRIS. Manajer dalam hal ini departemen SDM, dapat mengikuti langkah-langkah dalam proses perekrutan.
Mulai sekarang, kandidat akan ditempatkan berdasarkan status mereka. Ini membuat proses rekrutmen lebih cepat dan mudah.
6. Membantu Mengoptimalkan Proses Pengambilan Keputusan
Selanjutnya, HRM software juga dapat membantu manajemen mengambil keputusan dengan lebih baik. Karena semua informasi yang berkaitan dengan SDM dapat ditinjau melalui sistem terpusat.
Manajemen dapat dengan lebih cepat dan mudah mengetahui siapa saja yang sudah cukup berkontribusi ke perusahaan dan siapa yang belum. Manajemen dapat melakukan tindakan dengan lebih cepat untuk mengatasi kesenjangan keterampilan karyawan.
Fitur-Fitur Utama Dalam HRIS
Setiap sistem HRM memiliki keunggulan dan kekurangannya masing-masing, akan tetapi ada beberapa fitur utama yang seharusnya ada dalam perangkat lunak HRM yang lengkap dan canggih.
Beberapa di antaranya yang harus kamu ketahui, yaitu:
1. Manajemen Penggajian
Ini mungkin merupakan fitur yang paling krusial dalam sistem HRM. Distribusi gaji dalam suatu perusahaan bisa sangat kompleks karena setiap karyawan memiliki tingkat upah, tunjangan, dan pembayaran pajak yang berbeda.
Fitur penggajian menyederhanakan pekerjaan. Fitur ini secara otomatis menghitung gaji karyawan berdasarkan kehadiran, waktu kerja, kinerja, dan pengurangan pajak, meminimalkan kemungkinan kesalahan dalam perhitungan gaji.
Penggajian dapat dibuat secara digital dan disimpan dengan benar dalam sistem. Laporan tentang gaji setiap karyawan dapat ditampilkan pada layar sehingga manajer HRD dapat dengan mudah memastikan tidak ada satupun yang terlewatkan.
Baca Juga : Beneficial Owner Adalah
2. Manajemen Rekrutmen
Fitur ini memungkinkan manajer HRD untuk dengan mudah mengatur setiap fase proses perekrutan. Tinjauan informasi, survei, penilaian keterampilan, negosiasi, penerimaan.
Dengan fungsi drag and drop, manajer dapat memindahkan kandidat dari satu tahapan ke tahapan lainnya.
3. Manajemen Waktu dan Kehadiran
Sistem HRM yang baik dapat diintegrasikan ke dalam sistem kehadiran RFID atau biometrik sehingga perusahaan tidak harus menangkap kehadiran setiap karyawan menggunakan kertas atau spreadsheet.
Kehadiran staf, jam kerja dan liburan dicatat dalam sistem sehingga gaji setiap karyawan dihitung secara otomatis. Karyawan juga dapat melamar liburan dan melihat sisa liburan mereka dalam sistem.
4. Manajemen Penilaian
HRIS membuat proses evaluasi karyawan lebih praktis. Manajer dapat membuat lembar skor mereka sendiri untuk diberikan kepada setiap karyawan.
Berbagai jenis ulasan bisa dibuat. Penilaian diri, skala peringkat, peringkat 360 derajat dan lainnya. Setiap skor dapat dengan mudah ditinjau dan kemudian diukur untuk menentukan kemajuan karyawan.
5. Manajemen Keuangan
Berbagai biaya yang dikeluarkan dan pengembalian uang yang diajukan oleh karyawan, semuanya dapat ditinjau melalui fitur ini.
Manajer selalu dapat melaporkan biaya yang dikeluarkan oleh setiap karyawan. Ini juga memudahkan pengendalian biaya manajemen.
6. Manajemen Pajak
Sistem HRM yang baik seharusnya memiliki fitur tax management yang terlokalisasi. Seluruh informasi keuangan dan pajak PPh 21 karyawan, mulai dari NPWP, data BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan semestinya dapat ditinjau melalui sistem.
Baca Juga : Syirkah Adalah
7. Laporan Analitik
Sistem HRM yang baik memungkinkan manajer HRD untuk membuat berbagai laporan yang terkait dengan tenaga kerja hanya dalam beberapa menit, seperti Gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, prestasi, dll.
Laporan juga dapat dibuat dalam beberapa format; diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang.
Tipe-Tipe Software HRIS
Bagian selanjutnya yang akan dibahas adalah tipe yang dimiliki oleh HRIS yang dibedakan berdasarkan fungsinya. Terdapat tiga tipe software HRIS yang paling banyak dicari oleh perusahaan.
Tiga tipe software HRIS berdasarkan fungsinya, antara lain:
1. HRIS Operasional
Tipe pertama adalah HRIS operasional. Tipe ini merupakan sebuah software HRIS dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola persyaratan personel, tetapi hanya di area operasional, mulai dari administrasi karyawan hingga kehadiran dan penggajian.
2. HRIS Tactical
Kemudian, ada tipe HRIS Tactical, yang merupakan software HRIS dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola kebutuhan sumber daya manusia di bidang perencanaan personil, rekrutmen dan pelatihan / pengembangan.
3. HRIS Strategic
Terakhir, ada tipe HRIS Strategic, yaitu software HRIS dengan pilihan modul terintegrasi yang membantu perusahaan menyelaraskan strategi perusahaan dengan karyawannya. Dilakukan oleh ulasan kinerja dan penargetan.
Kamu dapat memilih tipe software HRIS yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaanmu berdasarkan fungsinya. Dengan merujuk pada fokus dan tujuan perusahaan saat ini, diharapkan bisa menjadi acuan untuk memilih software HRIS yang cocok.
Solusi Yang Ditawarkan Oleh HRIS
Ternyata, selain mendatangkan manfaat, HRIS ini juga menawarkan solusi bagi perusahaan, lho! HRIS akan membantu perusahaan dalam mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
Berikut adalah beberapa solusi yang ditawarkan oleh HRIS untuk membantu memanajemen perusahaan:
1. Mengurangi Human Error
Manusia adalah makhluk yang tidak luput dari kesalahan meskipun telah berusaha untuk memberikan kinerja yang terbaik. Kesalahan perhitungan yang tidak disengaja, khususnya gaji karyawan, dapat berdampak negatif.
Dengan aplikasi HRIS, kesalahan perhitungan seperti gaji, pajak atau kehilangan data karena penghapusan tidak lagi menjadi masalah.
HRIS membantu mengelola data perusahaan untuk meminimalkan kerugian perusahaan karena kesalahan data. Selain itu, aplikasi ini juga dapat membantu membangun hubungan yang baik antar karyawan.
2. Semua Data Pegawai Terpusat
Semua data karyawan mudah diakses oleh departemen manajemen dan sumber daya manusia. Ini karena semua data dikumpulkan dalam satu aplikasi, dapat diakses oleh siapa saja yang telah diberikan izin, di mana saja.
3. Keamanan Data Terjamin
Data pribadi karyawan adalah data rahasia. HRIS membantu memastikan keamanan data karyawan ini. Ini karena hanya sedikit karyawan perusahaan yang dapat mengakses data.
Dengan demikian, aplikasi HRIS ini dapat mengurangi kerugian besar karena kehilangan data dan pencurian data karyawan.
Baca Juga : Credit Note Adalah
4. Akses Data Dimanapun Dan Kapanpun
Manajemen dapat mengakses aplikasi HRIS dari lokasi mana pun. Akses mudah ke data ini tidak hanya dapat dilakukan di kantor atau di rumah, tetapi juga di luar jam kerja.
Sebagai pemilik bisnis, akses mudah ke data karyawan di mana saja, kapan saja ini adalah keuntungan positif itu sendiri.
5. Meningkatkan Komunikasi Antar Karyawan Dengan Departemen SDM
Aplikasi HRIS dapat membantu departemen mengelola karyawan sehingga mereka dapat mengkomunikasikan hal-hal penting kepada karyawan.
Hal-hal tersebut seperti hari cuti bersama dan reminder pelaporan pajak karyawan langsung ke akun karyawan masing-masing. Selain itu, HR juga dapat mengurangi perbedaan data antara karyawan dengan departemen HR melalui aplikasi HRIS.
Perbedaan data antara karyawan dapat menyebabkan kecemburuan sosial dan ketidaknyamanan bagi departemen sumber daya manusia karyawan. Karena itu, perusahaan dengan aplikasi ini dapat mengurangi masalah ini.
Sekian artikel tentang HRIS ini semoga bisa memberi manfaat bagi kita semua, Terimakasih.