Adalah.Co.Id – Memo adalah pesan singkat dalam bentuk surat atau pesan yang ditujukan secara tepat, ringkas dan jelas kepada seseorang. Memo berdasarkan penggunaannya, beberapa jenis memo ada yang bersifat resmi dan yang lainnya bersifat tidak resmi (pribadi).
Adapun memo yang resmi digunakan untuk menjelaskan laporan resmi pemimpin kepada bawahannya (catatan yang dikeluarkan oleh lembaga, agensi atau organisasi). Sedangkan memo yang tidak resmi digunakan sebagai catatan atau pernyataan informal antara teman, saudara atau orang lain yang memiliki hubungan dekat (untuk orang-orang yang hadir atau terlibat dalam organisasi, instansi atau lembaga).
Memo adalah surat yang dibuat khusus untuk keperluan kantor atau organisasi. Memo dapat dikirim secara horizontal atau vertikal. Penyampaian memo secara horizontal adalah transmisi kenangan kepada mereka yang berada di posisi yang sama, sedangkan penyampaina memo secara vertikal adalah presentasi kenangan dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya, untuk mengingat sesuatu atau memesan sesuatu.
Ciri-ciri Memo
Memo sendiri memiliki beberapa ciri-ciri yang perlu anda ketahui, berikut ini adalah ciri-ciri dari memo, yaitu:
- Informasi yang akan dikirim harus jelas dan relevan.
- Memberikan nomor referensi, tanggal, kasing, tanda tangan, dll.
- Secara umum, fungsi-fungsi yang disertakan saat menulis surat resmi juga dapat digunakan saat menulis memo.
- Berbeda dengan surat resmi karena kurang formal dan ringkas, dan memiliki catatan salinannya.
- Memo juga tidak terikat pada surat resmi.
- Memo dapat ditulis dalam bentuk huruf. Tergantung pada institusi / lokasi, tentukan format pengingat, biasanya dalam bentuk perintah dari atasan kepada bawahan.
Struktur Memo
Memo terdiri dari beberapa bagian atau setruktur, adapun struktur memo yaitu sebagai berikut:
- Kepala Memo. Kepala memo terdiri dari kop memo “memo resmi”, nama pengirim berikut nama penerima.
- Badan Memo. Badan memo terdiri dari halaman dan sisi memo.
- Kaki Memo. Kaki memo terdiri dari tanda tangan dan nama lengkap dari orang yang membuat memo.
Tujuan Memo
Tujuan dari memo adalah untuk meminta atau memberikan informasi atau instruksi kepada orang yang berkompeten atau orang yang berkaitan. Tujuannya adalah untuk mengetahui dengan mudah dan jelas apa isi dan tujuan surat tersebut.
Fungsi Memo
Fungsi memo digunakan untuk mengingat, menyorot suatu masalah apapun didalam suatu instansi. Isi memo adalah berupa permintaan, instruksi, pemberitahuan, saran, pesan dan aktivitas tertentu.
Jenis-jenis Memo
Memo dapat dibagi menjadi 2 (dua) jenis, berikut adalah jenis-jenis memo:
1. Memo Resmi
Memo resmi digunakan sebagai pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pemimpin kepada bawahannya. Seperti surat permohonan dari bawahan ke atasan atau sebaliknya yang bersifat resmi.
2. Memo Tidak Resmi
Memo tidak resmi digunakan sebagai catatan atau pernyataan yang tidak resmi antara teman, saudara atau orang lain yang memiliki hubungan dekat.
Bagian-bagian Memo
Memo terdiri dari tiga bagian, yaitu kepala memo, badan memo, dan, kaki memo.
- Kepala memo berisi : nama, alamat , nama penerima
- Badan memo berisi : isi dari memo
- Kaki memo : berisi tanggal, nama dan paraf pembuat memo.
Langkah-langkah Menulis Memo
Menulis memo harus sesuai dengan kriteria dan peraturan yang ada, Berikut ini adalah cara menulis memo:
- Siapkan blangko kosong yang akan digunakan.
- Tulisannya dapat dilakukan dengan diketik atau dilakukan secara manual.
- Pesan yang disampaikan menggunakan bahasa yang sederhana, singkat dan mudah dipahami
- Berikutnya menandatangani dan memberikan nama lengkap pembuat memo itu dan dikirim kepada orang yang Anda inginkan.
Contoh Memo
1. Memo Resmi
2. Memo Tidak Resmi
Sekian artikel tentang Memo ini semoga bisa memberi manfaat bagi kita semua, Terimakasih.
Baca Juga Artikel Lainnya >>>