Event Adalah : Jenis-jenis, Karakteristik dan Manajemen Event

Adalah.Co.Id – Event adalah suatu agenda, kegiatan atau festival tertentu yang menunjukkan, menunjukkan, dan merayakan hal-hal penting yang terjadi pada waktu tertentu dengan tujuan mengkomunikasikan pesan kepada pengunjung.

Event adalah kegiatan yang dilakukan setiap hari, bulan atau setiap tahun dengan membawa orang ke tempat untuk menerima informasi atau pengalaman penting dan tujuan lain yang diorganisir oleh penyelenggara.

Event atau acara adalah hal atau pokok yang akan dilakukan secara terencana untuk suatu tujuan. Acara ini dilaksanakan atas dasar rencana yang telah disiapkan sebelumnya dan tidak spontan. Setidaknya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan di acara manajemen, seperti: perencanaan yang matang, panitia, desain, jadwal acara. Sama seperti organisasi dan serikat siswa pada umumnya, Himpunan Mahasiswa D3 Mesin (HMDM) juga sering mengadakan sebuah acara-acara yang membutuhkan managerial event tentunya.

Acara ini tentu saja membutuhkan perencanaan, persiapan, dan koordinasi yang baik. Komite Pembentukan komite menjadi prasyarat mutlak untuk mengadakan suatu acara. Pembagian komite sesuai dengan persyaratan acara. Kelebihan dari HMDM sendiri, selalu siap dalam pembentukan panitia. Bisa dilihat, sesudah acara pelatihan PKTI atau Pelatihan Motor Bakar, pergantian ketua panitia langsung dilaksanakan setelah acara selesai.

Contents show

Pengertian Event Menurut Para Ahli

Menurut Kennedy (2009), event adalah pameran, pertunjukan atau festival, asalkan peserta dan pengunjung hadir.
Menurut Sulaksana (2003), event adalah suatu peristiwa yang menyampaikan target pesan kepada audiens.
Menurut Allen (2002), event adalah ritual khusus pengangkatan, pertunjukan, atau perayaan yang pasti direncanakan untuk mencapai tujuan sosial, budaya, atau bersama.
Menurut Noor (2009), event adalah peristiwa yang memperingati hal-hal penting dalam seluruh kehidupan manusia, baik secara individu maupun dalam kelompok yang berkaitan dengan adat, budaya, tradisi dan agama, yang diadakan untuk tujuan tertentu dan yang melibatkan lingkungan masyarakat pada waktu tertentu.

Jenis-jenis Event

Menurut Noor (2009), terdapat empat jenis event, yaitu Leisure Event, Cultural Event, Personal Event, dan organizational Event. Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut:

Leisure Event. Merupakan kategori event yang banyak berkembang dalam kegiatan olahraga, di mana ada elemen kompetisi dan menarik banyak pengunjung.
Personal Event. Kegiatan yang didalamnya melibatkan anggota keluarga atau teman di mana kategori acara dapat digambarkan sebagai lebih sederhana. Contoh acara pribadi termasuk mengatur pernikahan, dll.
Cultural Event. Merupakan kegiatan yang yang identik dengan budaya atau memiliki nilai sosial yang tinggi dalam jalinan masyarakat. Dengan perkembangan pesat dan kemajuan teknologi, organisasi acara budaya akan lebih menarik dan mampu beradaptasi dengan situasi dan kondisi zaman modern, menghasilkan campuran yang mengesankan.
Organizational Event. Bentuk event yang diselenggarakan pada tujuan organisasi. Contoh acara di acara organisasi adalah konferensi di sebuah partai politik, pameran yang diselenggarakan oleh suatu organisasi / perusahaan dengan kepentingan perusahaan.

Karakteristik Event

Menurut Noor sebuah event yang menarik harus memiliki karakteristik dalam penyelenggaraanya, yaitu mempunyai ciri tersendiri dan cenderung memiliki perbedaan antara satu dengan lainnya. Adapun karakteristik event yang bagus yaitu sebagai berikut:

1. Uniquenesses

Kunci utama suksesnya sebuah event adalah pengembangan ide sehingga event memiliki keunikan tersendiri. Acara dengan warna berbeda tidak akan mudah dilupakan oleh kelompok sasaran. Keunikan dapat datang dari peserta yang berpartisipasi, lingkungan, para pengunjung ke acara tersebut dan banyak hal lain yang menjadikan acara tersebut unik dan berbeda dari yang lain.

2. Perishability

Yang dimaksud dengan perishability adalah kemungkinan terjadinya event yang tidak sesuai dengan rencana atau acara tidak hidup sehingga kurang memuaskan. Jika acara tidak diatur dengan baik tujuan yang ingin dicapai pada acara tersebut tidak akan tercapai.

3. Intangibility

Setelah menghadiri event, yang tertinggal di benak pengunjung adalah pengalaman yang mereka dapatkan dari penyelenggaraan event. Merupakan tantangan bagi penyelenggara untuk mengubah bentuk layanan tidak berwujud menjadi sesuatu yang nyata sehingga bentuk sekecil apa pun yang digunakan pada acara tersebut dapat mengubah persepsi pengunjung. Seperti penggunaan kualitas audio-video yang selalu diingat pengunjung acara.

4. Personal Interaction

Personal interaction merupakan salah satu karakteristik yang penting pada saat event berlangsung. Pengunjung yang datang ke suatu acara juga memainkan peran utama dalam kesuksesan acara tersebut. Misalnya, partisipasi aktif penonton dalam acara konser musik di mana penonton berpartisipasi dalam menyanyi untuk berkontribusi pada kinerja acara.

Manajemen Event

Menurut Noor Manajemen event adalah organisasi dari suatu kegiatan yang diselenggarakan oleh komunitas atau lembaga yang dikelola secara profesional, efisien dan efektif dari perencanaan, pelaksanaan hingga penyelesaian kegiatan.

Acara yang sukses terdiri dari lima fase penting yang harus dipertimbangkan yaitu: research, design, Planning, coordination, dan evaluation. Adapun penjelasan tahapan pelaksanaan event adalah sebagai berikut:

1. Research

Dalam melaksanakan sebuah event terdapat lima pertanyaan (why, who, when, where, what) untuk memutuskan bagaimana mengadakan suatu acara: mengapa suatu acara harus diadakan? Siapa penonton acara tersebut? Kapan acara akan berlangsung? Di mana acara berlangsung? dan apa yang akan ditampilkan di acara tersebut?

Setelah menjawab lima pertanyaan, analisis SWOT (strenght, weakness, opportunity, threats) akan dilakukan untuk memastikan bahwa semua fase dijalankan secara sistematis.

2. Design

Ide baru dapat membantu membuat aktivitas yang sesuai dengan tujuan dari pelaksanaan event yang dapat dilakukan dengan cara brainstorming dan mind mapping. Kreativitas harus sangat didukung oleh pengelola acara karena pada akhirnya produk yang ditawarkan adalah seni kreatif. Kreativitas adalah alfa dan omega dalam setiap proses manajemen acara.

Brainstorming dan Mind Mapping adalah kegiatan di mana semua anggota dikumpulkan dan ide-ide mereka disampaikan dan kemudian dihubungkan dan disatukan ke dalam filosofi acara yang memperhitungkan aspek keuangan, sosial, budaya dan aspek penting lainnya dari menjalankan suatu acara.

Brainstorming berfokus pada tema dan konsep acara yang didekorasi dan dirancang secara artistik, hiburan yang disajikan, strategi komunikasi yang digunakan, dan sebagainya. Dalam fase ini, studi kelayakan untuk acara-acara juga akan dilakukan untuk menyaring ide-ide kreatif yang muncul. Studi kelayakan ini akan memperhatikan anggaran, sumber daya manusia dan kondisi politik.

3. Planning

Tahap perencanaan adalah tahap paling lama dalam proses manajemen event. Ketika fase penelitian dan desain selesai dengan baik, fase perencanaan dapat dengan mudah diselesaikan. Namun, jika penelitian dan desain tidak dilakukan dengan baik, sangat mungkin bahwa akan ada ketidaksesuaian dalam fase perencanaan dan perubahan pada rencana utama akan dilakukan dengan rencana penggantian.

Tahap perencanaan didasarkan pada tiga dasar hukum: waktu, lokasi, dan kecepatan. Pandangan ke depan dalam menggunakan ketiga hal ini akan sangat mempengaruhi hasil dari acara yang sedang diadakan.

4. Coordination

Koordinasi merupakan tahap yang paling banyak dilakukan saat pelaksanaan atau eksekusi pada tahap sebelumnya yakni mengeksekusi rencana yang telah dibentuk dengan matang. Pada tahap ini, peran manajer acara sangat penting ketika manajer acara dihadapkan dengan banyak keputusan yang membutuhkan pengambilan keputusan profesional untuk memiliki dampak yang baik pada hasil acara.

5. Evaluation

Evaluasi merupakan tahap dimana dilakukan penilaian pada event dari tahap pertama hingga event telah selesai diselenggarakan. Evaluasi peringkat itu sendiri berfungsi sebagai referensi untuk mengatur acara serupa yang akan terjadi selanjutnya.

Evaluasi adalah proses evaluasi yang mengukur efektivitas strategi untuk mencapai tujuan bisnis. Data yang diperoleh dari hasil evaluasi akan digunakan dalam program berikutnya sebagai analisis situasi. Tujuannya adalah untuk melihat keberhasilan acara dan untuk mengenali kekuatan dan kelemahan acara tersebut.

Sekian artikel tentang Event ini semoga bisa memberi manfaat bagi kita semua, Terimakasih.